Método Antigo
Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia.
Tempo Desperdiçado
Em 1 ano, um executivo gasta em média 4 semanas procurando por documentos;
Muito disperdicio
Gera-se, em média, 19 cópias para cada documento;
Alto custo
Empresas gastam em média R$ 500,00 para recriar cada documento perdido;
EMPRESAS QUE NÃO UTILIZAM GED
- Perda de tempo para localizar os documentos
- Alto custo com impressão de documentos
- Custo alto com transporte de documentos
- Baixa segurança sobre documentos confidenciais
- Alto custo com espaço físico para arquivar documentos
- Alto custo com cópias de documentos
- Ausência de backup (o que fazer em caso de donas?)
- Alto risco com perda e extravio
EMPRESAS QUE UTILIZAM GED
- Acesso imediato e via web para qualquer documento
- Melhor atendimento aos clientes com respostas rápidas
- Redução de custos com impressão, cópias e transporte
- Redução de custos com espaços físicos para armazenagem
- Controle de permissão, versionamento e rastreabilidade
- workflow e integração com outros sistemas (erp, crm, etc)
- Proteção contra catástrofe e redução de perdas/extravios
- Atendimento à legislação sobre o tempo de guarda
PRINCIPAIS BENEFÍCIOS
DO GED
Veja como a sua empresa ganha em usar os sistemas da GED
Preparação
- Remover grampos
- Desamassar documentos
- Recuperar documentos rasgados
- Ordenar documentos
- Colocar separadores Hubtool
- Colar QRCODE Hubtool
- Colocar documentos no scanner
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Digitalização
- Modo de digitalização: Flatbed ou ADF
- Coloração: P&B, cinza ou colorida
- Digitalizar Frente e Verso?
- Remover páginas em branco?
- Detectar e remover bordas?
- Resolução desejada (ex: 180 dpi)
- Opção para usar integrado ao software do próprio scanner
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Indexação
- Configuração e execução de OCR
- Indexação manual ou automática
- Separação automática
- Assinatura digital
- Definição de metadados
- Controle de endereço físico
- Impressão de etiquetas
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Consulta
- Pesquisa pelo conteúdo
- Pesquisa por indexadores
- Visualização e download
- Histórico e controle de versão
- Workflow para solicitação e devolução de documentos
- Relatórios diversos
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Serviços
PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES
Módulo desktop com suporte a digitalização, importação, indexação, separação (por código de barras ou por páginas), merge, OCR, assinatura digital e publicação de documentos para web;
Configurações de cadastros básicos: Empresas, departamentos, contatos, tipos de documentos e indexadores;
Pesquisa por indexadores dos documentos;
Configurações de cadastros básicos: Empresas, departamentos, contatos, tipos de documentos e indexadores;
Visualização e download de documentos;
Worflow para solicitação de coleta de documentos e caixas
Acesso aos documentos via navegador web (Chrome, IE, FireFox, etc);
Armazenamento dos documentos em nuvem ou on-premisse (no servidor do cliente);
Agrupamento dos documentos por empresa, departamento, tipo de documento, endereço físico, caixas e tabela de temporalidade;
Impressão de ordem de serviço e recibos de entrega de documentos
Seleção de documentos e caixas no estilo “carrinho de compras”
Relatórios diversos: quantidade de imagens digitalizadas/empresas; documentos por departamento; Status dos documentos, status de solicitações, etc;
Módulo para administração de usuários e perfis de acesso;
Pesquisa por palavras-chave sobre o conteúdo e metadados dos documentos;
Impressão de etiquetas com código de barras e QRCODE;
Rastreabilidade e histórico de versões de documentos;
Workflow para solicitação e devolução de documentos e caixas
Ferramenta para gerenciamento de worflows (módulo Processos); Criação de formulários, regras de negócios, relatórios e integração com sistemas de terceiros
SERVIÇOS OFERECIDOS PELA NOSSA EMPRESA
DIGITALIZAÇÃO
Prestamos serviços de digitalização de documentos com segurança, rapidez e alta qualidade.
CUSTOMIZAÇÃO
Todos os módulo do GED poderão ser customizados (sob medida) de acordo com as necessidades do cliente, através do módulo AppStudio;
GUARDA FÍSICA
Prestamos serviços de guarda física de documentos; digitalizados ou indexados, agilizando a entrega dos mesmos por solicitação do cliente;
DESENVOLVIMENTO e INTEGRAÇÃO
O desenvolvimento de sistemas, utilizando de plataforma agil vezes mais rápido que em qualquer outra linguagem. Atendemos assim, 100% das necessidades da sua empresa e integramos os novos sistemas aos já existentes na instalação;
TREINAMENTOS
Oferecemos diversos treinamentos para cada módulo GED de forma presencial ou remota;
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